🚀 این مقاله تنها یکی از صدها آموزش سودیرا است
اگر به دنبال ساختن یک درآمد واقعی هستید، قبل از ادامه این مقاله، سری به صفحه اصلی باشگاه درآمدزایی سودیرا بزنید.
در صفحه اصلی سودیرا با مسیرهای مختلف درآمدزایی و امکانات سایت آشنا می‌شوید و می‌توانید بهترین مسیر را برای شروع انتخاب کنید.
بسیاری از جلسات کاری با هدف حل یک مسئله یا تصمیم‌گیری برگزار می‌شوند، اما گاهی ساعت‌ها گفت‌وگو می‌کنند و در پایان، نه تصمیم مشخصی گرفته می‌شود و نه مسئولیت‌ها روشن است. یکی از مهارت‌هایی که می‌تواند این وضعیت را تغییر دهد، مهارت تسهیل‌گری جلسه است.
تسهیل‌گری به معنای هدایت فرایند گفت‌وگو به شکلی است که افراد بتوانند نظرات خود را مطرح کنند، مسئله را بهتر بفهمند و در نهایت به نتیجه‌ای قابل اجرا برسند. این مهارت برای مدیران، صاحبان کسب‌وکار، مسئولان تیم‌ها و حتی افرادی که جلسات کوچک گروهی برگزار می‌کنند، کاربرد دارد.
تسهیل‌گری جلسه چه تفاوتی با مدیریت جلسه دارد؟
مدیریت جلسه بیشتر بر مواردی مانند تعیین زمان، تنظیم دستور جلسه و رعایت نظم تمرکز دارد. اما تسهیل‌گری به کیفیت مشارکت افراد و پیشرفت گفت‌وگو توجه می‌کند.
برای مثال، ممکن است جلسه‌ای دقیقاً طبق برنامه آغاز شود و در زمان تعیین‌شده پایان یابد، اما فقط دو نفر در آن صحبت کنند و دیگران فرصت بیان دیدگاه‌هایشان را نداشته باشند. یک تسهیل‌گر تلاش می‌کند شرایطی ایجاد کند که دیدگاه‌های متنوع شنیده شوند و گفت‌وگو از موضوع اصلی فاصله نگیرد.
تسهیل‌گر لزوماً تصمیم‌گیرنده نهایی نیست؛ وظیفه اصلی او کمک به گروه برای رسیدن به نتیجه‌ای روشن است.
چرا مهارت تسهیل‌گری اهمیت دارد؟
تسهیل‌گری مؤثر می‌تواند از اتلاف وقت، سوءتفاهم و تصمیم‌های عجولانه جلوگیری کند. همچنین به افراد کمک می‌کند احساس کنند نظرشان شنیده می‌شود و در نتیجه، آمادگی بیشتری برای همکاری داشته باشند.
این مهارت به‌ویژه زمانی اهمیت پیدا می‌کند که اعضای تیم دیدگاه‌های متفاوتی دارند، مسئله پیچیده است یا افراد برای بیان مخالفت خود احساس راحتی نمی‌کنند.
چگونه مهارت تسهیل‌گری جلسه را تقویت کنیم؟
۱. هدف جلسه را پیش از شروع مشخص کنید
جلسه بدون هدف روشن به‌راحتی به مجموعه‌ای از صحبت‌های پراکنده تبدیل می‌شود. پیش از دعوت افراد، مشخص کنید که قرار است چه چیزی به دست آید.
آیا هدف، تبادل اطلاعات است؟ بررسی یک مشکل است؟ یا باید درباره یک موضوع تصمیم نهایی گرفته شود؟ پاسخ این پرسش، شیوه هدایت جلسه را تعیین می‌کند.
۲. دستور جلسه را کوتاه و شفاف بنویسید
موضوعات جلسه را به ترتیب اهمیت مشخص کنید و برای هر بخش زمان تقریبی در نظر بگیرید. اگر قرار است تصمیمی گرفته شود، آن را صریحاً در دستور جلسه بنویسید.
این کار به شرکت‌کنندگان کمک می‌کند با آمادگی بیشتری حاضر شوند و بحث‌ها در مسیر مشخصی پیش بروند.
۳. از همه افراد برای مشارکت دعوت کنید
در بعضی گروه‌ها، افراد پرحرف بخش زیادی از زمان جلسه را در اختیار می‌گیرند. تسهیل‌گر باید فرصت مشارکت را متعادل کند.
برای مثال، می‌توانید از اعضا بخواهید پیش از شروع بحث، نظر خود را کوتاه یادداشت کنند. سپس هر فرد فرصت داشته باشد دیدگاهش را بیان کند. این روش به‌خصوص برای افرادی مفید است که در گفت‌وگوهای سریع کمتر صحبت می‌کنند.
۴. سؤال‌های باز بپرسید
سؤال‌های باز به افراد کمک می‌کنند توضیح بیشتری بدهند و راه‌حل‌های متنوع‌تری مطرح کنند.
به‌جای اینکه بپرسید «آیا این روش خوب است؟»، سؤال کنید: «چه مزایا و محدودیت‌هایی در این روش می‌بینید؟»
همچنین می‌توانید بپرسید: «چه اطلاعاتی برای تصمیم‌گیری هنوز در اختیار نداریم؟» چنین سؤال‌هایی گفت‌وگو را از موافقت یا مخالفت ساده به سمت بررسی دقیق‌تر مسئله می‌برند.
۵. اختلاف نظر را به فرصتی برای یادگیری تبدیل کنید
اختلاف نظر لزوماً نشانه شکست جلسه نیست. گاهی تفاوت دیدگاه‌ها باعث می‌شود خطرها و فرصت‌هایی دیده شوند که از چشم دیگران پنهان مانده‌اند.
اگر بحث متشنج شد، به‌جای قضاوت درباره افراد، موضوع اختلاف را روشن کنید. مثلاً بپرسید: «به نظر می‌رسد درباره هزینه اجرا و سرعت نتیجه‌گیری دو دیدگاه متفاوت داریم. آیا می‌توانیم هر دو معیار را جداگانه بررسی کنیم؟»
۶. بحث‌های خارج از موضوع را مدیریت کنید
گاهی یک گفت‌وگوی فرعی جذاب می‌شود و زمان زیادی می‌گیرد، درحالی‌که ارتباط مستقیمی با هدف جلسه ندارد.
در چنین شرایطی می‌توانید موضوع را یادداشت کنید و پیشنهاد دهید در زمان دیگری بررسی شود. این کار نشان می‌دهد که موضوع نادیده گرفته نشده، اما اولویت فعلی جلسه نیز حفظ می‌شود.
۷. پیش از تصمیم‌گیری، مسئله را جمع‌بندی کنید
قبل از انتخاب راه‌حل، مطمئن شوید اعضا درباره مسئله اصلی برداشت نسبتاً مشترکی دارند.
برای مثال، اگر فروش کاهش یافته است، آیا مشکل از تعداد مشتریان جدید است یا از تبدیل مشتریان به خریدار؟ اگر گروه هنوز درباره علت مسئله توافق ندارد، انتخاب راه‌حل ممکن است زودهنگام باشد.
۸. پایان جلسه را به اقدام‌های مشخص اختصاص دهید
جلسه زمانی ارزش عملی پیدا می‌کند که نتیجه آن به اقدام تبدیل شود. در پایان، مشخص کنید چه تصمیم‌هایی گرفته شده، هر اقدام بر عهده چه کسی است و تا چه زمانی باید انجام شود.
به‌جای نوشتن «بررسی تبلیغات»، بهتر است ثبت شود: «مسئول بازاریابی تا پایان هفته سه پیشنهاد تبلیغاتی آماده کند و هزینه تقریبی هرکدام را ارائه دهد.»
یک تمرین ساده برای یادگیری تسهیل‌گری
برای شروع، جلسه بعدی خود را انتخاب کنید و فقط سه هدف داشته باشید:
- مطمئن شوید هدف جلسه از ابتدا روشن است.
- دست‌کم یک بار از فردی که کمتر صحبت می‌کند، نظرخواهی کنید.
- در پایان، تصمیم‌ها و مسئول هر اقدام را به‌صورت واضح ثبت کنید.
پس از جلسه بررسی کنید چه چیزی خوب پیش رفت و کدام بخش نیاز به اصلاح دارد. با تکرار این تمرین، به‌تدریج در هدایت گفت‌وگوها و مدیریت اختلاف نظر توانمندتر می‌شوید.
جمع‌بندی
مهارت تسهیل‌گری جلسه فقط برای مدیران حرفه‌ای نیست. هر فردی که با دیگران همکاری می‌کند، می‌تواند از این مهارت برای بهتر شنیدن، روشن کردن مسئله‌ها و رسیدن به توافق‌های عملی استفاده کند.
نکته اصلی این است که جلسه موفق، الزاماً جلسه‌ای نیست که همه در آن موافق باشند؛ جلسه موفق، جلسه‌ای است که افراد فرصت مشارکت پیدا کنند، مسئله را بهتر بفهمند و با نتیجه‌ای روشن از آن خارج شوند.
مطالب بیشتر از این دسته
- چگونه مهارت تمرکز را تقویت کنیم؟ ۱۲ روش برای افزایش تمرکز و کاهش حواس‌پرتی
- مهارت بازخوردپذیری چیست؟ چگونه از انتقاد و پیشنهاد دیگران برای پیشرفت استفاده کنیم؟
- سواد رسانه‌ای چیست؟ ۱۲ روش برای تقویت مهارت سواد رسانه‌ای
- فن بیان چیست؟ ۱۲ روش برای تقویت مهارت صحبت کردن و بهتر حرف زدن
- مدیریت زمان چیست؟ ۱۲ روش برای تقویت مهارت مدیریت زمان
- مهارت طراحی آزمایش چیست؟ چگونه پیش از اجرای یک ایده، آن را در عمل بسنجیم؟
🎯 یادگیری را ادامه دهید
اگر این مقاله برایتان مفید بود، پیشنهاد می‌کنیم مطالعه را همین‌جا متوقف نکنید.
در سودیرا صدها آموزش رایگان و تخصصی در زمینه کسب درآمد منتشر شده است و هر روز مطالب جدیدی به آن اضافه می‌شود. همچنین می‌توانید با امکانات سایت و خدمات ویژه اعضا آشنا شوید و مسیر مناسب خود را برای کسب درآمد انتخاب کنید.