🚀 این مقاله تنها یکی از صدها آموزش سودیرا است
اگر به دنبال ساختن یک درآمد واقعی هستید، قبل از ادامه این مقاله، سری به صفحه اصلی باشگاه درآمدزایی سودیرا بزنید.
در صفحه اصلی سودیرا با مسیرهای مختلف درآمدزایی و امکانات سایت آشنا می‌شوید و می‌توانید بهترین مسیر را برای شروع انتخاب کنید.
راه‌اندازی یک کسب‌وکار اینترنتی در ابتدا ممکن است با چند کار ساده انجام شود؛ پاسخ دادن به پیام‌ها، ثبت سفارش، تولید محتوا، پیگیری مشتریان و انجام امور مالی. اما با افزایش تعداد مشتریان، همین کارهای تکراری می‌توانند بخش زیادی از زمان صاحب کسب‌وکار را مصرف کنند.
اینجاست که اتوماسیون در کسب‌وکار اینترنتی اهمیت پیدا می‌کند. اتوماسیون به معنای استفاده از ابزارها و فرایندهای خودکار برای انجام کارهایی است که لازم نیست هر بار به‌صورت دستی انجام شوند.
هدف اتوماسیون این نیست که همه کارها را به نرم‌افزار بسپاریم؛ بلکه هدف این است که زمان انسان برای کارهای مهم‌تر و ارزشمندتر آزاد شود.
اتوماسیون در کسب‌وکار اینترنتی چیست؟
اتوماسیون کسب‌وکار اینترنتی یعنی طراحی فرایندهایی که در آنها یک اتفاق مشخص، باعث اجرای خودکار یک یا چند اقدام دیگر شود.
برای مثال:
- مشتری فرم درخواست را تکمیل کند و پیام خوشامدگویی دریافت کند.
- خرید انجام شود و اطلاعات سفارش به‌صورت خودکار ثبت شود.
- مشتری محصولی را خریداری کند و بلافاصله فایل یا اطلاعات دسترسی برای او ارسال شود.
- فردی در فهرست مخاطبان قرار بگیرد و طی چند روز پیام‌های مشخصی دریافت کند.
- پس از خرید، پیام پیگیری رضایت مشتری ارسال شود.
- یک گزارش فروش در بازه مشخص به‌صورت خودکار آماده شود.
بنابراین اتوماسیون فقط به معنای «ارسال خودکار پیام» نیست؛ بلکه می‌تواند بخش‌های مختلف یک کسب‌وکار اینترنتی را دربر بگیرد.
چرا اتوماسیون برای کسب‌وکارهای اینترنتی مهم است؟
کسب‌وکار اینترنتی زمانی رشد می‌کند که افزایش مشتری الزاماً به همان نسبت باعث افزایش حجم کار دستی نشود.
فرض کنید روزانه ۱۰ سفارش دارید. شاید ثبت اطلاعات هر سفارش به‌صورت دستی مشکل بزرگی ایجاد نکند. اما اگر تعداد سفارش‌ها به ۱۰۰ مورد در روز برسد، همان روش می‌تواند باعث اتلاف زمان و افزایش خطا شود.
اتوماسیون می‌تواند در چنین شرایطی کمک کند.
مهم‌ترین مزایای آن عبارت‌اند از:
۱. صرفه‌جویی در زمان
کارهای تکراری معمولاً زمان زیادی مصرف می‌کنند، حتی اگر هر بار فقط چند دقیقه طول بکشند.
وقتی یک فرایند به‌درستی خودکار شود، زمان آزادشده می‌تواند صرف فروش، تولید محصول، توسعه خدمات، ارتباط با مشتریان و تصمیم‌گیری شود.
۲. کاهش خطاهای انسانی
در کارهای تکراری احتمال فراموشی یا اشتباه وجود دارد.
برای مثال ممکن است اطلاعات یک مشتری ثبت نشود یا پیگیری یک سفارش فراموش شود. سیستم‌های خودکار می‌توانند بخش زیادی از این خطاها را کاهش دهند.
۳. افزایش سرعت پاسخ‌گویی
مشتری اینترنتی معمولاً انتظار دارد فرایندها سریع انجام شوند.
ارسال خودکار تأیید سفارش، اطلاعات پرداخت، لینک دسترسی یا پیام راهنما می‌تواند تجربه مشتری را بهتر کند.
۴. امکان رشد کسب‌وکار
اگر تمام فعالیت‌ها وابسته به حضور مستقیم صاحب کسب‌وکار باشند، رشد دشوارتر می‌شود.
اتوماسیون کمک می‌کند بخشی از فرایندها حتی زمانی که صاحب کسب‌وکار مشغول کار دیگری است، ادامه پیدا کنند.
چه کارهایی را می‌توان در کسب‌وکار اینترنتی خودکار کرد؟
تقریباً هر کاری که تکراری، قابل پیش‌بینی و مبتنی بر قوانین مشخص باشد، می‌تواند گزینه مناسبی برای اتوماسیون باشد.
دریافت و ثبت اطلاعات مشتری
فرم‌های آنلاین می‌توانند اطلاعات مشتری را دریافت و به‌صورت خودکار در یک سیستم مشخص ثبت کنند.
این روش برای درخواست مشاوره، ثبت‌نام، دریافت اطلاعات تماس یا سفارش اولیه کاربرد دارد.
ارسال پیام‌های خودکار
در شرایط مختلف می‌توان پیام‌های از پیش تعیین‌شده ارسال کرد.
برای مثال:
- بعد از ثبت‌نام
- بعد از خرید
- بعد از تکمیل سفارش
- چند روز پس از خرید
- هنگام شروع یک فرایند جدید
- در صورت انجام ندادن یک اقدام مشخص
البته پیام‌های خودکار باید طبیعی و مرتبط باشند و نباید به بمباران تبلیغاتی مخاطب تبدیل شوند.
تحویل محصولات دیجیتال
اگر کسب‌وکار محصول دیجیتال می‌فروشد، می‌توان فرایند تحویل را تا حد زیادی خودکار کرد.
پس از تأیید پرداخت، سیستم می‌تواند دسترسی لازم را ایجاد یا اطلاعات مربوط به دریافت محصول را برای مشتری ارسال کند.
مدیریت سرنخ‌های فروش
افرادی که هنوز خرید نکرده‌اند اما به محصول یا خدمت علاقه نشان داده‌اند، می‌توانند در یک فرایند مشخص قرار بگیرند.
برای مثال فردی که فرم مشاوره را تکمیل کرده است، می‌تواند به‌عنوان یک سرنخ فروش ثبت شود تا مراحل بعدی پیگیری طبق برنامه انجام شود.
گزارش‌گیری
تهیه گزارش‌های تکراری نیز می‌تواند خودکار شود.
برای مثال می‌توان اطلاعاتی مانند تعداد سفارش‌ها، میزان فروش، تعداد مشتریان جدید یا عملکرد برخی کانال‌های بازاریابی را در گزارش‌های منظم جمع‌آوری کرد.
از کجا بفهمیم یک کار برای اتوماسیون مناسب است؟
قرار نیست همه فعالیت‌های کسب‌وکار را خودکار کنیم.
یک روش ساده این است که فعالیت‌های روزانه خود را بررسی کنیم و ببینیم کدام کارها:
- مرتب تکرار می‌شوند.
- قوانین مشخصی دارند.
- ارزش تصمیم‌گیری انسانی زیادی ندارند.
- زمان زیادی می‌گیرند.
- احتمال خطای انسانی در آنها وجود دارد.
- با افزایش مشتری، حجمشان به‌شدت بیشتر می‌شود.
این فعالیت‌ها معمولاً بهترین گزینه‌ها برای شروع اتوماسیون هستند.
ابتدا فرایند را درست کنید، سپس آن را خودکار کنید
یکی از اشتباهات رایج این است که صاحب کسب‌وکار قبل از مشخص کردن فرایند، به سراغ ابزارهای اتوماسیون می‌رود.
اگر یک فرایند نامنظم باشد، خودکار کردن آن لزوماً مشکل را حل نمی‌کند؛ حتی ممکن است همان بی‌نظمی با سرعت بیشتری تکرار شود.
ابتدا باید مشخص شود:
چه اتفاقی می‌افتد؟ ← چه تصمیمی گرفته می‌شود؟ ← چه اقدامی باید انجام شود؟
بعد می‌توان بررسی کرد که کدام بخش‌ها قابلیت خودکار شدن دارند.
آیا اتوماسیون فقط برای کسب‌وکارهای بزرگ است؟
خیر.
اتفاقاً کسب‌وکارهای کوچک نیز می‌توانند از اتوماسیون سود زیادی ببرند؛ زیرا معمولاً نیروی انسانی و زمان محدودی دارند.
یک فرد که به‌تنهایی یک کسب‌وکار اینترنتی را اداره می‌کند، اگر بتواند چند فعالیت تکراری را خودکار کند، زمان بیشتری برای فعالیت‌های اصلی خواهد داشت.
البته در شروع کار نباید به سراغ سیستم‌های پیچیده رفت.
گاهی یک فرم مناسب، یک سیستم ثبت اطلاعات و چند پیام خودکار می‌تواند برای شروع کافی باشد.
اتوماسیون چه تفاوتی با برون‌سپاری دارد؟
در برون‌سپاری، انجام یک کار به شخص یا مجموعه دیگری سپرده می‌شود.
اما در اتوماسیون، یک سیستم یا نرم‌افزار بخشی از کار را طبق قوانین از پیش تعیین‌شده انجام می‌دهد.
برای مثال پاسخ دادن به یک درخواست پیچیده مشتری ممکن است بهتر باشد توسط یک نیروی انسانی انجام شود؛ اما ارسال پیام تأیید دریافت درخواست می‌تواند کاملاً خودکار باشد.
در بسیاری از کسب‌وکارها ترکیب این دو روش بهترین نتیجه را ایجاد می‌کند.
چه کارهایی را نباید کاملاً خودکار کرد؟
هر کاری برای اتوماسیون مناسب نیست.
فعالیت‌هایی که نیازمند درک شرایط، همدلی، مذاکره، خلاقیت یا تصمیم‌گیری پیچیده هستند، معمولاً بهتر است با دخالت انسان انجام شوند.
برای مثال:
- رسیدگی به شکایت‌های حساس
- مذاکره با مشتریان مهم
- حل مشکلات پیچیده
- تصمیم‌گیری‌های استراتژیک
- تولید محتوای خلاقانه
- ارتباطات مهم با شرکای تجاری
اتوماسیون باید دستیار کسب‌وکار باشد، نه اینکه بدون بررسی، جایگزین تمام ارتباط انسانی شود.
چگونه اتوماسیون کسب‌وکار اینترنتی را شروع کنیم؟
برای شروع لازم نیست ده‌ها ابزار خریداری کنید.
یک مسیر ساده می‌تواند این باشد:
مرحله اول: فهرست کارهای تکراری را بنویسید
برای یک هفته فعالیت‌های روزانه خود را ثبت کنید.
ببینید چه کارهایی مرتب تکرار می‌شوند.
مرحله دوم: زمان هر کار را بررسی کنید
مشخص کنید هر فعالیت تقریباً چقدر زمان می‌گیرد.
ممکن است کاری که در نگاه اول کم‌اهمیت به نظر می‌رسد، در طول یک ماه ساعت‌ها زمان مصرف کند.
مرحله سوم: اولویت‌بندی کنید
کارهایی را انتخاب کنید که هم تکراری هستند و هم بیشترین زمان یا خطا را ایجاد می‌کنند.
مرحله چهارم: فرایند را ساده کنید
قبل از خودکارسازی، مراحل اضافی را حذف کنید.
هرچه فرایند ساده‌تر باشد، اتوماسیون آن نیز آسان‌تر خواهد بود.
مرحله پنجم: یک فرایند را آزمایش کنید
به جای اینکه کل کسب‌وکار را یکباره تغییر دهید، از یک فرایند کوچک شروع کنید.
نتیجه را بررسی کنید و سپس سراغ مرحله بعد بروید.
اشتباهات رایج در اتوماسیون کسب‌وکار اینترنتی
خودکارسازی بیش از حد
اگر همه ارتباطات را ماشینی کنیم، مشتری ممکن است احساس کند با یک سیستم بی‌روح طرف است.
خرید ابزارهای زیاد
داشتن تعداد زیادی ابزار لزوماً به معنای حرفه‌ای بودن کسب‌وکار نیست.
ابزار باید مشکلی واقعی را حل کند.
نادیده گرفتن هزینه‌ها
برخی سیستم‌های اتوماسیون هزینه اشتراک، راه‌اندازی یا نگهداری دارند. بنابراین باید بررسی کرد که صرفه‌جویی ایجادشده ارزش هزینه پرداختی را دارد یا خیر.
بررسی نکردن عملکرد سیستم
یک فرایند خودکار نیز باید بررسی شود.
ممکن است تنظیمات تغییر کنند، لینک‌ها خراب شوند یا بخشی از فرایند دیگر درست کار نکند.
جایگزین کردن ارتباط انسانی
اتوماسیون نباید باعث شود مشتری در زمان نیاز به کمک واقعی، فقط با پاسخ‌های آماده مواجه شود.
آینده کسب‌وکارهای اینترنتی و اتوماسیون
هرچه تعداد مشتریان، سفارش‌ها و کانال‌های ارتباطی یک کسب‌وکار بیشتر شود، مدیریت دستی تمام فعالیت‌ها دشوارتر خواهد شد.
به همین دلیل، اتوماسیون می‌تواند یکی از عوامل مهم در مقیاس‌پذیری کسب‌وکار اینترنتی باشد.
کسب‌وکاری که از ابتدا فرایندهای خود را منظم طراحی می‌کند، در آینده راحت‌تر می‌تواند بخشی از آنها را خودکار کند و بدون افزایش شدید حجم کار، مشتریان بیشتری را مدیریت کند.
البته موفقیت یک کسب‌وکار فقط به اتوماسیون وابسته نیست. محصول مناسب، مشتری هدف، بازاریابی، فروش، تجربه مشتری و ارائه ارزش واقعی همچنان عوامل اصلی هستند.
جمع‌بندی
اتوماسیون در کسب‌وکار اینترنتی یعنی استفاده هوشمندانه از سیستم‌ها و ابزارها برای انجام خودکار فعالیت‌های تکراری و قابل پیش‌بینی.
ثبت اطلاعات، ارسال پیام، تحویل محصولات دیجیتال، پیگیری مشتریان و گزارش‌گیری از جمله فعالیت‌هایی هستند که می‌توانند تا حد زیادی خودکار شوند.
بهترین روش این است که ابتدا فرایندهای کسب‌وکار را شناسایی و ساده کنیم و سپس فقط بخش‌هایی را که واقعاً ارزش خودکارسازی دارند، به سیستم بسپاریم.
هدف اتوماسیون، حذف انسان از کسب‌وکار نیست؛ هدف آن آزاد کردن زمان انسان برای کارهایی است که واقعاً به فکر، خلاقیت و تصمیم‌گیری نیاز دارند.
مطالب بیشتر از این دسته
- تحقیق بازار در کسب‌وکار اینترنتی چیست و چگونه انجام می‌شود؟
- مدیریت روزهای کم‌فروش در کسب‌وکار اینترنتی؛ چگونه در زمان افت تقاضا آماده بمانیم؟
- شاخص‌های کلیدی عملکرد در کسب‌وکار اینترنتی چیست و چگونه آنها را اندازه‌گیری کنیم؟
- مدیریت نظرات مشتریان در کسب‌وکار اینترنتی؛ چگونه از بازخوردها برای بهبود فروش استفاده کنیم؟
- امنیت کسب‌وکار اینترنتی چیست و چگونه از سایت و اطلاعات مشتریان محافظت کنیم؟
- کسب‌وکار اینترنتی فروشگاهی چیست و چگونه یک فروشگاه آنلاین موفق بسازیم؟
🎯 یادگیری را ادامه دهید
اگر این مقاله برایتان مفید بود، پیشنهاد می‌کنیم مطالعه را همین‌جا متوقف نکنید.
در سودیرا صدها آموزش رایگان و تخصصی در زمینه کسب درآمد منتشر شده است و هر روز مطالب جدیدی به آن اضافه می‌شود. همچنین می‌توانید با امکانات سایت و خدمات ویژه اعضا آشنا شوید و مسیر مناسب خود را برای کسب درآمد انتخاب کنید.