🚀 این مقاله تنها یکی از صدها آموزش سودیرا است
اگر به دنبال ساختن یک درآمد واقعی هستید، قبل از ادامه این مقاله، سری به صفحه اصلی باشگاه درآمدزایی سودیرا بزنید.
در صفحه اصلی سودیرا با مسیرهای مختلف درآمدزایی و امکانات سایت آشنا می‌شوید و می‌توانید بهترین مسیر را برای شروع انتخاب کنید.
یکی از اشتباهات مهم در مدیریت کسب‌وکار این است که صاحب کسب‌وکار تمام توجه خود را به فروش اختصاص می‌دهد، اما برای دریافت پول حاصل از فروش برنامه مشخصی ندارد. در ظاهر، تعداد مشتریان افزایش پیدا کرده و درآمد ثبت‌شده بیشتر شده است؛ با این حال، وقتی زمان پرداخت هزینه‌ها فرا می‌رسد، پول کافی در حساب کسب‌وکار وجود ندارد.
این مشکل به‌ویژه در کسب‌وکارهایی دیده می‌شود که فروش اعتباری دارند، خدمات خود را پس از تحویل تسویه می‌کنند یا به مشتریان اجازه می‌دهند پرداخت را به زمان دیگری موکول کنند.
نکته مهم این است که فروش بیشتر همیشه به معنای پول نقد بیشتر نیست. ممکن است یک کسب‌وکار سفارش‌های فراوانی داشته باشد، اما به دلیل دریافت نکردن مطالبات، برای پرداخت حقوق کارکنان، خرید مواد اولیه یا تأمین هزینه‌های جاری با مشکل مواجه شود.
چرا وصول مطالبات برای بقای کسب‌وکار اهمیت دارد؟
در حسابداری، ممکن است مبلغی که باید از مشتری دریافت شود به‌عنوان درآمد یا حساب دریافتنی ثبت شده باشد؛ اما تا زمانی که پول واقعاً دریافت نشده است، نمی‌توان از آن برای پرداخت هزینه‌های روزمره استفاده کرد.
برای مثال، یک شرکت خدماتی در طول ماه ۳۰۰ میلیون تومان خدمات ارائه می‌کند و توافق دارد مشتریان حداکثر طی ۶۰ روز هزینه‌ها را بپردازند. در همین مدت، شرکت باید حقوق کارکنان، اجاره، هزینه تبلیغات و سایر مخارج را پرداخت کند.
اگر مشتریان پرداخت را به تأخیر بیندازند، شرکت ممکن است با وجود فروش مناسب، با کمبود نقدینگی مواجه شود.
این وضعیت گاهی مدیر را مجبور می‌کند وام بگیرد، از سرمایه شخصی خود استفاده کند یا حتی سفارش‌های جدید را به دلیل نداشتن منابع کافی نپذیرد.
پنج اشتباه رایج در مدیریت مطالبات
۱. فروش اعتباری بدون بررسی وضعیت مشتری
برخی کسب‌وکارها برای جذب مشتری، بدون بررسی توان پرداخت یا سابقه مالی او، محصولات و خدمات خود را به‌صورت اعتباری عرضه می‌کنند.
این تصمیم ممکن است در کوتاه‌مدت باعث افزایش فروش شود، اما ریسک عدم پرداخت را نیز بالا می‌برد.
پیش از اعطای اعتبار، بهتر است مبلغ سفارش، سابقه همکاری، شرایط قرارداد و توان پرداخت مشتری بررسی شود. همچنین می‌توان برای مشتریان جدید، سقف اعتبار محدودتری در نظر گرفت و پس از شکل‌گیری سابقه پرداخت مناسب، آن را افزایش داد.
۲. مشخص نکردن تاریخ دقیق پرداخت
عبارت‌هایی مانند «بعداً تسویه می‌کنیم» یا «به‌زودی پول را واریز می‌کنیم» تعهد مالی روشنی ایجاد نمی‌کنند.
اگر تاریخ پرداخت مشخص نباشد، پیگیری مطالبات نیز دشوارتر خواهد شد. مشتری ممکن است تصور کند هنوز فرصت دارد، در حالی که فروشنده انتظار دارد پول هرچه زودتر دریافت شود.
بهتر است در قرارداد، پیش‌فاکتور یا توافق مکتوب، مبلغ، سررسید پرداخت و شرایط تأخیر به‌روشنی تعیین شوند.
۳. تأخیر در پیگیری فاکتورهای پرداخت‌نشده
بعضی مدیران از پیگیری پول مشتریان احساس ناخوشایندی دارند و نگران‌اند که این کار به رابطه تجاری آسیب بزند. به همین دلیل، تا مدت‌ها پس از سررسید پرداخت هیچ اقدامی نمی‌کنند.
در مقابل، پیگیری محترمانه و منظم می‌تواند از فراموش شدن پرداخت جلوگیری کند و به مشتری نشان دهد که مدیریت مالی کسب‌وکار جدی است.
بهتر است یادآوری پرداخت پیش از سررسید آغاز شود و در صورت تأخیر، پیام یا تماس پیگیری در زمان‌های مشخص انجام گیرد.
۴. وابستگی بیش از حد به وعده‌های شفاهی
ممکن است مشتری بگوید که مبلغ را هفته آینده پرداخت می‌کند، اما هفته بعد دوباره زمان دیگری را اعلام کند.
اگر مدیر صرفاً به وعده‌های شفاهی تکیه کند و وضعیت مطالبات را ثبت نکند، به‌تدریج کنترل مالی کسب‌وکار را از دست می‌دهد.
تاریخ سررسید، مبلغ بدهی، سوابق پیگیری و توافق‌های جدید باید در یک سیستم منظم ثبت شوند. این سیستم می‌تواند در ابتدای کار یک فایل صفحه‌گسترده ساده باشد.
۵. نداشتن سیاست مشخص برای مشتریان بدحساب
اگر مشتری بارها پرداخت را به تأخیر بیندازد، اما کسب‌وکار بدون هیچ محدودیتی سفارش‌های جدید او را بپذیرد، میزان مطالبات وصول‌نشده ممکن است بیشتر شود.
برای جلوگیری از این مشکل، باید از پیش مشخص شود که در صورت عبور بدهی از حد معین یا تأخیر طولانی، چه اقدامی انجام خواهد شد.
برای مثال، ممکن است اعطای اعتبار جدید تا زمان تسویه بخشی از بدهی قبلی متوقف شود. البته تصمیم نهایی باید با توجه به قرارداد، قوانین مربوط و اهمیت رابطه تجاری گرفته شود.
چگونه یک سیستم ساده برای وصول مطالبات ایجاد کنیم؟
برای مدیریت بهتر دریافت‌ها، لازم نیست از ابتدا نرم‌افزار پیچیده‌ای تهیه کنید. یک سیستم ساده و منظم نیز می‌تواند تفاوت قابل‌توجهی ایجاد کند.
مرحله اول: تمام مطالبات را ثبت کنید
برای هر مشتری، اطلاعات زیر را نگهداری کنید:
- نام مشتری و اطلاعات تماس
- مبلغ فاکتور یا بدهی
- تاریخ صدور فاکتور
- تاریخ سررسید پرداخت
- مبلغ پرداخت‌شده و مانده بدهی
- آخرین پیگیری انجام‌شده
- تاریخ و نتیجه پیگیری بعدی
این اطلاعات کمک می‌کنند هیچ مطالبه‌ای به دلیل فراموشی یا بی‌نظمی از قلم نیفتد.
مرحله دوم: مطالبات را بر اساس زمان تأخیر دسته‌بندی کنید
برای مثال، می‌توانید مطالبات را به چهار گروه تقسیم کنید:
- مطالباتی که هنوز سررسید نشده‌اند.
- مطالباتی که تا ۱۵ روز از سررسید آن‌ها گذشته است.
- مطالباتی که بین ۱۶ تا ۳۰ روز تأخیر دارند.
- مطالباتی که بیش از ۳۰ روز از سررسید آن‌ها گذشته است.
این دسته‌بندی صرفاً یک نمونه مدیریتی است و باید با چرخه پرداخت و شرایط کسب‌وکار شما تطبیق داده شود.
معمولاً مطالبات با تأخیر بیشتر به پیگیری فوری‌تر و بررسی دقیق‌تری نیاز دارند.
مرحله سوم: یادآوری پرداخت را به یک فرایند ثابت تبدیل کنید
به‌جای اینکه پیگیری به حافظه مدیر وابسته باشد، برای آن برنامه تعیین کنید.
برای نمونه، چند روز پیش از سررسید، یادآوری دوستانه ارسال کنید. اگر پرداخت انجام نشد، پس از سررسید وضعیت را بررسی کنید و در صورت نیاز، تماس بگیرید.
اگر مشتری درباره زمان پرداخت جدیدی توافق کرد، تاریخ جدید را ثبت کنید تا پیگیری بعدی نیز مشخص باشد.
مرحله چهارم: شرایط پرداخت را از ابتدا شفاف کنید
در برخی کسب‌وکارها، دریافت بخشی از مبلغ پیش از شروع کار می‌تواند ریسک مالی را کاهش دهد. در پروژه‌های طولانی نیز می‌توان پرداخت را به چند مرحله تقسیم کرد.
برای مثال، یک ارائه‌دهنده خدمات طراحی ممکن است بخشی از مبلغ را هنگام ثبت سفارش، بخشی را پس از تأیید طرح اولیه و باقی‌مانده را پیش از تحویل نهایی دریافت کند.
این روش باید متناسب با ماهیت خدمت، قرارداد و عرف بازار تنظیم شود.
مرحله پنجم: مسئولیت پیگیری را مشخص کنید
در کسب‌وکارهای کوچک، معمولاً صاحب کسب‌وکار مسئول پیگیری مطالبات است. با افزایش تعداد مشتریان، بهتر است این مسئولیت به فرد مشخصی واگذار شود.
مهم آن است که برای هر مطالبه، شخصی مسئول ثبت وضعیت و پیگیری تا زمان تسویه باشد. در غیر این صورت، ممکن است هر فرد تصور کند شخص دیگری موضوع را دنبال می‌کند.
چه شاخص‌هایی برای ارزیابی وضعیت مطالبات مفید هستند؟
برای اینکه بدانید سیستم وصول مطالبات تا چه اندازه مؤثر است، می‌توانید چند شاخص ساده را به‌طور منظم بررسی کنید.
مجموع مطالبات وصول‌نشده: نشان می‌دهد در حال حاضر چه میزان پول از مشتریان دریافت نشده است.
درصد مطالبات سررسیدگذشته: سهم مطالباتی را مشخص می‌کند که موعد پرداخت آن‌ها گذشته است.
میانگین زمان وصول مطالبات: نشان می‌دهد کسب‌وکار به‌طور متوسط چه مدت پس از فروش، پول خود را دریافت می‌کند. برای محاسبه دقیق این شاخص باید روش محاسبه و دوره زمانی مشخصی انتخاب شود.
سهم بزرگ‌ترین بدهکار از کل مطالبات: کمک می‌کند مشخص شود چه مقدار از پول کسب‌وکار به پرداخت یک مشتری وابسته است.
بررسی این شاخص‌ها در طول زمان می‌تواند نشانه‌های اولیه مشکلات نقدینگی را آشکار کند و به مدیر فرصت دهد پیش از تبدیل شدن مشکل به بحران، اقدام مناسبی انجام دهد.
اگر مشتری پول را پرداخت نکند، چه باید کرد؟
همه تأخیرها ناشی از بدحسابی عمدی نیستند. گاهی مشتری با مشکل مالی موقت روبه‌رو شده یا اختلافی درباره کیفیت محصول، مبلغ فاکتور یا شرایط قرارداد وجود دارد.
به همین دلیل، بهتر است ابتدا علت پرداخت نشدن مبلغ مشخص شود.
اگر مشکل ناشی از اختلاف درباره فاکتور است، موضوع را مستند و بررسی کنید. اگر مشتری با کمبود نقدینگی مواجه است، می‌توان در صورت توجیه اقتصادی و با توافق روشن، برنامه پرداخت مرحله‌ای در نظر گرفت.
اما اگر مشتری از پاسخ‌گویی خودداری می‌کند یا به تعهدات مکتوب پایبند نیست، لازم است گزینه‌های قراردادی و حقوقی متناسب با شرایط بررسی شوند. نگهداری قراردادها، فاکتورها، رسیدها و مکاتبات در چنین موقعیت‌هایی اهمیت زیادی دارد.
همچنین بهتر است برای وصول یک بدهی، هزینه‌های پیگیری را با مبلغ مطالبه و احتمال موفقیت مقایسه کنید.
جمع‌بندی
مدیریت نکردن مطالبات می‌تواند حتی یک کسب‌وکار پرفروش را با بحران نقدینگی روبه‌رو کند. ثبت نکردن بدهی‌ها، مشخص نبودن سررسیدها، پیگیری نامنظم و ادامه فروش اعتباری به مشتریان بدحساب، از عواملی هستند که این مشکل را تشدید می‌کنند.
برای پیشگیری از این اشتباه، همه مطالبات را ثبت کنید، شرایط پرداخت را پیش از فروش مشخص سازید، پیگیری‌ها را منظم انجام دهید و وضعیت بدهی‌های سررسیدگذشته را به‌طور مستمر بررسی کنید.
در نهایت، فروش زمانی به سلامت مالی کسب‌وکار کمک می‌کند که درآمد حاصل از آن در زمان مناسب به پول قابل‌استفاده تبدیل شود. مدیریت حرفه‌ای کسب‌وکار فقط به فروش بیشتر وابسته نیست؛ دریافت به‌موقع پول فروش نیز بخشی از موفقیت است.
مطالب بیشتر از این دسته
- اشتباه دهم: توسعه دادن محصول قبل از اینکه تقاضای واقعی آن را بسنجیم
- اشتباه سی‌وسوم: نادیده گرفتن تجربه مشتری پس از خرید
- اشتباه سی‌وهشتم: استخدام بر اساس آشنایی به‌جای شایستگی
- اشتباه شانزدهم: نداشتن برنامه برای بازگشت مشتریان قبلی
- اشتباه پنجم: نداشتن برنامه برای جذب مشتری جدید
- اشتباه سی‌وششم: نادیده گرفتن وابستگی کسب‌وکار به حضور شخص صاحب آن
🎯 یادگیری را ادامه دهید
اگر این مقاله برایتان مفید بود، پیشنهاد می‌کنیم مطالعه را همین‌جا متوقف نکنید.
در سودیرا صدها آموزش رایگان و تخصصی در زمینه کسب درآمد منتشر شده است و هر روز مطالب جدیدی به آن اضافه می‌شود. همچنین می‌توانید با امکانات سایت و خدمات ویژه اعضا آشنا شوید و مسیر مناسب خود را برای کسب درآمد انتخاب کنید.