🚀 این مقاله تنها یکی از صدها آموزش سودیرا است
اگر به دنبال ساختن یک درآمد واقعی هستید، قبل از ادامه این مقاله، سری به صفحه اصلی باشگاه درآمدزایی سودیرا بزنید.
در صفحه اصلی سودیرا با مسیرهای مختلف درآمدزایی و امکانات سایت آشنا می‌شوید و می‌توانید بهترین مسیر را برای شروع انتخاب کنید.
در یک شرکت فناوری، تقویم مدیرعامل تقریباً همیشه پر بود.
جلسه ساعت ۸:۳۰ صبح شروع می‌شد و گاهی تا عصر ادامه داشت.
جلسه با تیم فروش.
جلسه با تیم فنی.
جلسه با مدیران.
جلسه بررسی پروژه‌ها.
جلسه بررسی جلسه قبلی!
مدیر از این وضعیت ناراضی نبود.
برعکس، وقتی تقویمش را نگاه می‌کرد، احساس می‌کرد بسیار مفید است.
با خودش می‌گفت:
«اگر این‌همه جلسه دارم، یعنی دارم همه بخش‌های شرکت را مدیریت می‌کنم.»
اما کارکنان شرکت نگاه دیگری داشتند.
آنها می‌دیدند که بسیاری از کارها به خاطر جلسه‌ها عقب می‌افتد.
تا اینکه یک روز، یکی از پروژه‌های مهم شرکت با تأخیر جدی مواجه شد.
مدیر جلسه فوری تشکیل داد.
جلسه‌ای درباره تأخیر پروژه
همه مدیران دور میز نشستند.
مدیر پرسید:
«چرا پروژه عقب افتاده؟»
مدیر پروژه گفت:
«بخش زیادی از زمان تیم صرف جلسه شده.»
مدیر تعجب کرد.
«چه جلسه‌ای؟»
مدیر پروژه لپ‌تاپش را باز کرد و گفت:
«جلسه‌های هماهنگی.»
مدیر پرسید:
«چند جلسه؟»
مدیر پروژه گفت:
«در سه هفته گذشته، تیم ما در ۲۳ جلسه مرتبط با همین پروژه شرکت کرده.»
مدیر کمی مکث کرد.
«بیست‌وسه جلسه؟»
مدیر پروژه گفت:
«بله.»
یکی از کارکنان آرام گفت:
«بعضی از این جلسه‌ها بیشتر از یک ساعت طول کشید.»
مدیر برای اولین بار به موضوع از زاویه دیگری نگاه کرد.
او فکر کرده بود جلسه یعنی پیشرفت.
اما شاید بخشی از زمان کاری شرکت صرف صحبت درباره کار می‌شد، نه انجام خود کار.
یک آزمایش عجیب
مدیر تصمیم گرفت یک آزمایش انجام دهد.
برای یک هفته، هیچ جلسه‌ای بدون دستور جلسه مشخص برگزار نشود.
هر دعوت جلسه باید سه چیز داشته باشد:
- هدف جلسه چیست؟
- چه کسانی واقعاً باید حضور داشته باشند؟
- در پایان جلسه قرار است چه تصمیمی گرفته شود؟
جلسه‌ای که پاسخ روشنی برای این سه سؤال نداشت، برگزار نمی‌شد.
نتیجه هفته اول عجیب بود.
تعداد جلسه‌ها تقریباً نصف شد.
اما اتفاق جالب‌تر این بود که کارها متوقف نشدند.
جلسه‌ای که نباید برگزار می‌شد
هفته دوم، یکی از مدیران درخواست جلسه‌ای یک‌ساعته داد.
موضوع جلسه:
«بررسی وضعیت یک پروژه.»
مدیرعامل پرسید:
«قرار است در این جلسه چه تصمیمی بگیریم؟»
مدیر گفت:
«فعلاً تصمیم خاصی نداریم. فقط می‌خواهیم وضعیت را بررسی کنیم.»
مدیرعامل گفت:
«پس یک گزارش کوتاه برای من بفرست.»
جلسه برگزار نشد.
گزارش همان روز ارسال شد.
مدیرعامل پنج دقیقه آن را خواند و پاسخ داد.
یک ساعت زمان چند نفر، با پنج دقیقه خواندن یک گزارش جایگزین شد.
مشکل فقط تعداد جلسه‌ها نبود
مدیر بعد از مدتی فهمید مشکل اصلی جلسه نیست.
مشکل جلسه بدون هدف است.
یک جلسه خوب می‌تواند در چند دقیقه تصمیمی بگیرد که هفته‌ها کار را جلو بیندازد.
اما یک جلسه بد می‌تواند یک ساعت از وقت ده نفر را بگیرد و در پایان فقط یک جمله تولید کند:
«خب، پس فعلاً بررسی می‌کنیم.»
مدیر شروع کرد به تغییر فرهنگ جلسه‌ها.
اگر موضوع با یک پیام قابل حل بود، جلسه تشکیل نمی‌شد.
اگر فقط به اطلاع‌رسانی نیاز بود، گزارش ارسال می‌شد.
اگر فقط دو نفر باید صحبت می‌کردند، بقیه دعوت نمی‌شدند.
و اگر جلسه برای تصمیم‌گیری بود، تصمیم مشخص باید در پایان ثبت می‌شد.
یک قانون جدید
مدیر روی تخته اتاق جلسه نوشت:
«اگر قرار نیست تصمیمی بگیریم، چرا جلسه داریم؟»
این جمله ساده به مرور تبدیل به یک فیلتر برای تمام جلسه‌های شرکت شد.
کارکنان قبل از ایجاد جلسه از خودشان می‌پرسیدند:
«آیا واقعاً لازم است همه دور یک میز جمع شوند؟»
گاهی پاسخ مثبت بود.
گاهی نه.
جلسه مهمی که فقط ۱۲ دقیقه طول کشید
چند ماه بعد، شرکت با یک مشکل مهم روبه‌رو شد.
یکی از مشتریان بزرگ درخواست تغییر در قرارداد داشت.
سه مدیر باید درباره آن تصمیم می‌گرفتند.
جلسه تشکیل شد.
هر سه نفر از قبل اطلاعات لازم را دریافت کرده بودند.
موضوع مشخص بود.
گزینه‌ها مشخص بودند.
در دقیقه دوازدهم تصمیم گرفته شد.
مدیرعامل گفت:
«تمام.»
یکی از مدیران لبخند زد و گفت:
«قبلاً برای همین موضوع احتمالاً یک ساعت جلسه می‌گذاشتیم.»
مدیر جواب داد:
«چون قبلاً فکر می‌کردیم طولانی بودن جلسه یعنی مهم بودن آن.»
مدیر یک چیز مهم یاد گرفت
او متوجه شد یکی از منابعی که مدیران معمولاً به‌سادگی مصرف می‌کنند، زمان دیگران است.
وقتی یک مدیر جلسه‌ای یک‌ساعته با هشت نفر برگزار می‌کند، در واقع یک ساعت از هشت نفر نمی‌گیرد.
او هشت ساعت زمان کاری مصرف کرده است.
این زمان می‌توانست صرف فروش، تولید، حل مسئله، یادگیری یا خدمت‌رسانی به مشتری شود.
به همین دلیل، جلسه باید مثل هر منبع دیگری مدیریت شود.
آیا همه جلسه‌ها بد هستند؟
قطعاً نه.
جلسه‌های مناسب می‌توانند برای تصمیم‌گیری، حل مسائل پیچیده، ایده‌پردازی، هماهنگی تیم‌ها و گفت‌وگوهای مهم بسیار مفید باشند.
مشکل زمانی ایجاد می‌شود که جلسه به یک عادت تبدیل شود.
مثلاً:
«هر دوشنبه جلسه داریم.»
چرا؟
«چون همیشه دوشنبه جلسه داشته‌ایم.»
این دیگر مدیریت نیست.
این فقط عادت سازمانی است.
درس مدیریتی داستان
یکی از نشانه‌های مدیریت ضعیف، تعداد زیاد جلسه‌ها نیست؛
بلکه جلسه‌هایی است که هدف، خروجی یا تصمیم مشخصی ندارند.
قبل از تشکیل یک جلسه، چند سؤال ساده بپرسید:
- هدف این جلسه چیست؟
- آیا بدون جلسه هم می‌توان به نتیجه رسید؟
- چه کسانی واقعاً باید حضور داشته باشند؟
- چه اطلاعاتی باید قبل از جلسه آماده شود؟
- قرار است در پایان چه تصمیمی گرفته شود؟
- چه کسی مسئول اجرای تصمیم است؟
اگر جواب این سؤال‌ها مشخص نباشد، احتمالاً جلسه هنوز آماده برگزاری نیست.
نتیجه داستان
مدیر در پایان سال تقویمش را دوباره نگاه کرد.
تعداد جلسه‌هایش کمتر شده بود.
اما تعداد تصمیم‌های مهمی که گرفته بود بیشتر شده بود.
کارکنان زمان بیشتری برای انجام کار داشتند.
پروژه‌ها سریع‌تر پیش می‌رفتند.
و مدیر بالاخره فهمید:
مدیری که تمام روز در جلسه است، لزوماً مدیر پرکار نیست.
گاهی بهترین کاری که یک مدیر می‌تواند برای سازمانش انجام دهد، این است که یک جلسه غیرضروری را برگزار نکند.
مطالب بیشتر از این دسته
- مدیری که یک مشتری ناراضی را از دست نداد
- مدیری که بر اساس حس خوب استخدام کرد و بعد پشیمان شد
- مدیری که از اختلاف میان دو شعبه غافل شد و رقابت داخلی را به بحران تبدیل کرد
- مدیری که برای پاداش دادن به بهترین کارکنان، انگیزه بقیه تیم را از بین برد
- مدیری که تمام سال سکوت کرد و در پایان سال کارمندش را غافلگیر کرد
- مدیری که همیشه دنبال کارمند بااستعداد بود اما یک تیم معمولی ساخت
🎯 یادگیری را ادامه دهید
اگر این مقاله برایتان مفید بود، پیشنهاد می‌کنیم مطالعه را همین‌جا متوقف نکنید.
در سودیرا صدها آموزش رایگان و تخصصی در زمینه کسب درآمد منتشر شده است و هر روز مطالب جدیدی به آن اضافه می‌شود. همچنین می‌توانید با امکانات سایت و خدمات ویژه اعضا آشنا شوید و مسیر مناسب خود را برای کسب درآمد انتخاب کنید.