🚀 این مقاله تنها یکی از صدها آموزش سودیرا است
اگر به دنبال ساختن یک درآمد واقعی هستید، قبل از ادامه این مقاله، سری به صفحه اصلی باشگاه درآمدزایی سودیرا بزنید.
در صفحه اصلی سودیرا با مسیرهای مختلف درآمدزایی و امکانات سایت آشنا می‌شوید و می‌توانید بهترین مسیر را برای شروع انتخاب کنید.
در یک شرکت کوچک، همه می‌دانستند چه کسی مهم‌ترین کارها را انجام می‌دهد.
«امیر» نزدیک به شش سال در شرکت کار کرده بود.
او بیشتر مشتریان مهم را می‌شناخت، جزئیات بسیاری از پروژه‌ها را به خاطر داشت و تقریباً هر مشکلی که پیش می‌آمد، می‌دانست از کجا باید شروع به حل کردن آن کند.
مدیر شرکت همیشه از او با افتخار صحبت می‌کرد.
اگر کسی می‌پرسید:
«چه کسی بیشتر از همه به شرکت کمک می‌کند؟»
جواب تقریباً همیشه امیر بود.
اما یک صبح، امیر وارد اتاق مدیر شد و گفت:
«می‌خواهم درباره استعفایم صحبت کنم.»
مدیر فکر کرد شوخی می‌کند.
گفت:
«استعفا؟ چرا؟»
امیر جواب داد:
«یک پیشنهاد شغلی دیگر دارم و تصمیمم را گرفته‌ام.»
مدیر چند ثانیه سکوت کرد.
اولین فکری که به ذهنش رسید این بود:
«اگر امیر برود، چه اتفاقی برای شرکت می‌افتد؟»
اما خیلی زود فهمید سؤال درست این نیست.
سؤال درست این بود:
«چرا رفتن یک نفر می‌تواند این‌قدر شرکت را دچار مشکل کند؟»
روزی که مشکل آشکار شد
امیر دو هفته بعد شرکت را ترک کرد.
در همان هفته اول، مشکلات شروع شدند.
یکی از مشتریان قدیمی تماس گرفت و پرسید وضعیت پروژه چیست.
هیچ‌کس دقیقاً نمی‌دانست.
یک پروژه متوقف شد چون فقط امیر می‌دانست یکی از مراحل آن چگونه انجام می‌شود.
کارمند دیگری دنبال فایل مهمی می‌گشت که امیر همیشه از محل آن خبر داشت.
حتی برای پاسخ دادن به بعضی سؤال‌های ساده مشتریان، کارکنان مجبور شدند از مدیر کمک بگیرند.
مدیر به اطراف دفتر نگاه کرد.
ناگهان متوجه شد شرکت یک مشکل جدی دارد:
بخش بزرگی از دانش شرکت داخل ذهن یک نفر بود.
اشتباه مدیریتی
مدیر سال‌ها فکر می‌کرد داشتن یک کارمند بسیار توانمند یک مزیت بزرگ است.
اشتباه نمی‌کرد.
مزیت بود.
اما یک نکته را نادیده گرفته بود.
اگر یک کارمند آن‌قدر مهم شود که نبودنش باعث اختلال جدی در سازمان شود، این دیگر فقط یک مزیت نیست.
یک ریسک مدیریتی است.
امیر اطلاعات زیادی داشت، اما بخش زیادی از آن اطلاعات مستند نشده بود.
روش انجام بعضی کارها را فقط خودش می‌دانست.
ارتباط با برخی مشتریان تقریباً کاملاً به او وابسته بود.
حتی بعضی کارکنان برای حل مسائل روزمره ابتدا سراغ او می‌رفتند.
شرکت عملاً به جای یک سیستم، به یک فرد وابسته شده بود.
مدیر تصمیم گرفت همه‌چیز را ثبت کند
مدیر با کارکنان جلسه گذاشت و گفت:
«از امروز هیچ کار مهمی نباید فقط در ذهن یک نفر باقی بماند.»
برای هر فرایند مهم، یک راهنمای ساده تهیه کردند.
اطلاعات مشتریان در سیستم مرکزی ثبت شد.
فایل‌ها ساختار مشخصی پیدا کردند.
مراحل انجام پروژه‌ها مستند شدند.
برای کارهای مهم، حداقل دو نفر آموزش دیدند.
حتی تصمیم گرفتند هر کارمند بتواند وظایف همکارش را در شرایط اضطراری انجام دهد.
نه برای اینکه افراد جای یکدیگر را بگیرند؛
بلکه برای اینکه هیچ کاری با غیبت یک نفر متوقف نشود.
اتفاق جالب
چند ماه بعد، یکی از کارکنان جدید اشتباهی در یک پروژه انجام داد.
مدیر ابتدا نگران شد.
اما وقتی پرونده پروژه را باز کردند، تمام مراحل، تصمیم‌ها و اطلاعات لازم ثبت شده بود.
کارمند دیگری توانست در مدت کوتاهی موضوع را بررسی و اصلاح کند.
مدیر لبخند زد.
اگر این اتفاق یک سال قبل رخ می‌داد، احتمالاً همه می‌گفتند:
«باید از امیر بپرسیم.»
اما حالا دیگر امیر در شرکت نبود.
و با این حال، کار متوقف نشده بود.
بهترین کارمند یا بهترین سیستم؟
مدیر بعدها به یک نکته مهم رسید.
داشتن کارکنان بسیار توانمند فوق‌العاده است.
اما هدف مدیریت نباید این باشد که سازمان را به چند فرد خارق‌العاده وابسته کند.
هدف باید این باشد که افراد توانمند، سیستمی بسازند که بعد از آنها هم کار کند.
یک کارمند باتجربه باید فقط کار خودش را انجام ندهد.
باید بخشی از تجربه و دانش خود را به دیگران منتقل کند.
مدیر هم باید مطمئن شود دانش مهم سازمان فقط در ذهن افراد باقی نمی‌ماند.
آیا همه‌چیز باید مستند شود؟
نه.
قرار نیست برای هر کار ساده‌ای ده‌ها صفحه دستورالعمل نوشته شود.
اما بعضی اطلاعات ارزشمند هستند و باید ثبت شوند:
- مراحل انجام کارهای مهم
- اطلاعات مشتریان
- قراردادها و سوابق مهم
- روش استفاده از ابزارهای تخصصی
- تصمیم‌های مهم گذشته
- خطاهای مهم و راه جلوگیری از تکرار آنها
- وظایفی که فقط یک نفر توانایی انجام آنها را دارد
این کار باعث می‌شود سازمان با رفتن یک نفر، بخش بزرگی از حافظه خود را از دست ندهد.
مدیر یک سؤال جدید به جلسات اضافه کرد
از آن به بعد، در پایان هر پروژه مدیر یک سؤال می‌پرسید:
«اگر فردا یکی از افراد اصلی این پروژه دیگر در شرکت نباشد، آیا نفر دیگری می‌تواند کار را ادامه دهد؟»
اگر پاسخ منفی بود، مدیر آن را نشانه یک ضعف می‌دانست، نه نشانه ارزشمند بودن بیش از حد آن کارمند.
او می‌گفت:
«هدف ما این نیست که کسی غیرقابل‌جایگزین باشد. هدف ما این است که همه افراد ارزشمند باشند، اما هیچ فرایند مهمی به یک نفر وابسته نباشد.»
درس مدیریتی داستان
گاهی مدیران از اینکه یک کارمند «همه‌کاره» شده خوشحال می‌شوند.
او همه مشتریان را می‌شناسد.
همه مشکلات را حل می‌کند.
همه جزئیات را می‌داند.
همه برای سؤال‌هایشان سراغ او می‌روند.
اما اگر مدیر مراقب نباشد، این وضعیت می‌تواند به وابستگی سازمانی تبدیل شود.
وابستگی بیش از حد به یک کارمند، ریسک بزرگی برای کسب‌وکار است.
زیرا آن فرد ممکن است روزی استعفا بدهد، مهاجرت کند، بازنشسته شود یا حتی برای مدتی طولانی در دسترس نباشد.
مدیریت حرفه‌ای یعنی دانش افراد را به دانش سازمان تبدیل کنیم.
نتیجه داستان
اگر در کسب‌وکارتان یک نفر وجود دارد که بدون او هیچ کاری جلو نمی‌رود، از خودتان یک سؤال بپرسید:
«آیا این فرد واقعاً بسیار ارزشمند است، یا سیستم ما بیش از حد به او وابسته شده است؟»
بهترین کارکنان فقط کسانی نیستند که کارها را عالی انجام می‌دهند.
بهترین کارکنان کسانی هستند که دانش خود را منتقل می‌کنند، دیگران را رشد می‌دهند و باعث می‌شوند سازمان بعد از آنها هم بتواند به مسیرش ادامه دهد.
مطالب بیشتر از این دسته
- مدیری که بدون مشورت با کارکنان، همه‌چیز را تغییر داد
- مدیری که یک مشتری ناراضی را از دست نداد
- مدیری که بهترین ایده‌ها را از دست داد چون به آدم‌های اشتباه گوش می‌داد
- مدیری که یک اشتباه کوچک را پنهان کرد و با یک بحران بزرگ روبه‌رو شد
- مدیری که از ترس شکست، هیچ‌وقت فرصت رشد به کارکنانش نداد
- مدیری که برای کاهش هزینه‌ها فقط به یک تأمین‌کننده اعتماد کرد
🎯 یادگیری را ادامه دهید
اگر این مقاله برایتان مفید بود، پیشنهاد می‌کنیم مطالعه را همین‌جا متوقف نکنید.
در سودیرا صدها آموزش رایگان و تخصصی در زمینه کسب درآمد منتشر شده است و هر روز مطالب جدیدی به آن اضافه می‌شود. همچنین می‌توانید با امکانات سایت و خدمات ویژه اعضا آشنا شوید و مسیر مناسب خود را برای کسب درآمد انتخاب کنید.